David Allen is een schrijver en denker over productiviteit. Een bekende bestseller van zijn hand is “Getting Things done”. Een handleiding en methodiek die volgens Allen helpt om stressvrij en efficiënt te werken. De volgende uitspraak van Allen sprak mij erg aan:
“Gebruik je hersenen om over dingen te denken, niet om aan dingen te denken”.
Je hoofd kan overlopen door alle dingen waaraan je denkt, gedachten over wat je niet moet vergeten straks te doen, waar je ineens opkomt als briljant idee, wat je aan iemand moet vragen, wat je morgen of volgende maand moet regelen. Dat zijn te veel dingen om aan te denken en te onthouden. Bovendien denk je vaak aan dingen die je wilt onthouden op momenten dat je de gedachte niet ten uitvoer kan brengen of als je net in bed ligt en probeert te slapen.
Wat Allen als oplossing meegeeft is om alle dingen waaraan je denkt en in je hoofd rond dwarrelen op te schrijven als “los eindje”. Je moet er iets mee, maar je kan het niet ten uitvoer brengen op het moment dat je er aan denkt. Een los eindje dus. Schrijf het op, op een plek die voor jou handig is. Denk van tevoren er wel aan de opschrijfplekken te beperken tot één of twee plaatsen: bijvoorbeeld een opschrijfboekje thuis voor langere notities en het notitieblad in je telefoon voor korte notities en voor onderweg.
Tot slot beveelt hij aan om eens in de zoveel tijd aan een “Minddump” te doen. Het houdt in dat je op gezette tijden bewust bij alles stil staat wat er in je hoofd omgaat en dat zoveel mogelijk opschrijft (als losse eindjes). Klinkt goed!
Uiteindelijk moet je die losse eindjes in acties omzetten (er over gaan nadenken). Maar de winst van het opschrijven van de gedachten die je hoofd zo vol maken, is dat het oplucht: Ze staan op een notitieplek opgeschreven, je hoeft niet meer aan deze dingen te denken om ze te onthouden.
Minder stress dus!
Een praktijkvoorbeeld:
In maart was ik in een paar keer in Londen om onze oudste zoon te ondersteunen bij zijn verhuizing terug naar Nederland.
Toen ik zo’n zes weken voor zijn verhuizing bij hem was, liep zijn hoofd over van alle dingen die hij moest regelen. Hij was daar zelf wel mee aan de slag, maar zoals hij zelf zei: “Ik doe maar wat, ik mis het overzicht”. Ik heb de eerste avond mijn aantekenboekje gepakt en in de twee dagen daarna alles opgeschreven wat hij steeds noemde aan acties. Ongeordend nog, maar wel op papier. Dat gaf al rust in zijn hoofd.
Na twee dagen was het een aardige verzameling aan klusjes. Samen met hem heb ik toen de klussen gesorteerd en in categorieën verdeeld. Bijvoorbeeld: alle acties rondom opzeggingen, alle werkgerelateerde acties, alle regelzaken rondom een nog te plannen trip naar Schotland en ga zo maar door. Door daar duidelijke activiteiten en deadlines aan te koppelen (bijvoorbeeld: uitzoeken opzegtermijn, mailen naar personeelszaken, treinreis boeken) werd de to-do lijst steeds concreter. Hij vond het superfijn dat hij hierdoor weer het overzicht had! Hij appte in de weken daarna regelmatig: “Weer een actie van mijn lijstje afgevinkt! Fijn dat overzicht!”
Kan je ook mijn ondersteuning gebruiken? Bel of mail me dan gerust.