Aan het begin van het jaar is je agenda nog vrijwel leeg, maar al snel lopen de afspraken binnen. Hoe houd je overzicht en hoe doe je dat met de combinatie van privé- en werkafspraken? In dit blog een paar tips!
Eigenlijk kan je twee soorten agenda’s onderscheiden:
- Een persoonlijke agenda: met jouw werk- of privé-afspraken.
- Een gezamenlijke agenda van afspraken die jouw gezin of huishouden.
Dit onderscheid geldt zowel voor een papieren agenda als digitale agenda.
Wat schrijf je waarin?
Persoonlijke agenda:
In jouw persoonlijke agenda staan afspraken die jouw werk betreffen (eventueel van meerdere werkgevers), jouw eigen privé-afspraken (sport, afspraak met vriendin), maar ook de privé-afspraken van jou met een gezinslid (bijvoorbeeld het door jou brengen en halen van jullie kind naar zwemles).
Omdat heel veel bedrijven ook met digitale agenda’s werken, is het niet nodig in je eigen persoonlijke agenda alle details van je werkafspraken te zetten. Het is voldoende als je weet wanneer je waar moet zijn (zeker als je vanuit huis er naar toe moet) en hoe lang het duurt.
Voorbeeld: op maandag (hele dag) en woensdag (tot 14.30 uur) werk je voor bedrijf A. Noteer de vergadering op maandag van 9.00-11.00 uur. Te bespreken onderwerp en met wie staat in je digitale agenda op het werk (die hoef je dus niet in je persoonlijke agenda te zetten). Noteer dat je woensdagsmiddags bij een klant moet zijn op adres X van 13.00-14.00 uur. Op dinsdag en vrijdag ben je vrij van werk en schrijf je de belafspraak met je vriendin op en je sportuurtje (met de tijden). Op donderdag werk je voor bedrijf B en noteer je bijvoorbeeld de rondleiding op locatie Y om 10.00 uur en het teamoverleg om 15.00 uur. Verder noteer je afspraken van huisgenoten die voor jou ook van belang zijn, bijvoorbeeld als jij nodig bent om huisgenoten te brengen of als er bijvoorbeeld eerder gegeten moet worden (en je eerder moet stoppen met werken).
Gezamenlijke agenda:
Waarom dan nog een gezamenlijke agenda?
Het doel van een gezamenlijke (familie/gezins-)agenda is om een overzicht te hebben van de gezamenlijke activiteiten die meerdere huisgenoten betreffen. Het is dus niet per definitie een verzameling van alle persoonlijke agenda’s bij elkaar. Het gaat erom dat helder is wanneer en door wie de gezamenlijke activiteiten plaatsvinden en waar ruimte/tijd is om iets af te kunnen spreken.
Alle huisgenoten kunnen hun afspraken die voor het gezin van belang zijn in de familieagenda kwijt. Moet er iets gezamenlijks worden afgesproken dan zie je zo wie er wanneer aanwezig is en erbij kan zijn. Leg die gezamenlijke agenda op een handige vaste plek.
Voorbeeld: Op zaterdag en donderdag zwemt de jongste uit het gezin. In de familieagenda staat dat genoteerd met de tijd erbij. Op zaterdag is het de taak van papa om mee te gaan en staat papa dus bij de activiteit vermeld (staat ook in zijn persoonlijke agenda) en op donderdag gaat mama mee (staat in de familieagenda erbij en in mama’s persoonlijke agenda). Ook wordt uit de familieagenda duidelijk dat er op woensdag tweede helft van de middag geen vaste afspraken zijn en er dus ruimte is om deze week naar de kinderboerderij te gaan met de buurkinderen. Op zondag wordt er geluncht bij de grootouders. Om maar eens wat te noemen…
Papier of digitaal?
Voor veel mensen is een papieren agenda nog steeds ideaal en overzichtelijk. Ook fijn als je iets persoonlijks wilt (kijk naar alle uitvoeringen die er in de winkel liggen) en zeker fijn als je digitaal niet zo handig bent.
Heb je liever een digitale agenda, op je smartphone of laptop? Voordeel van een digitaal systeem is dat je een persoonlijke agenda en gezamenlijke agenda kan combineren in één systeem. Vraagt wel wat digitale vaardigheid. Vaak kan je met kleuren onderscheid maken, bijvoorbeeld blauw is werkdag voor bedrijf A, oranje voor bedrijf B, groen is voor een eigen privé-afspraak en geel is een gezamenlijke privé-afspraak met een gezinslid. Outlook en Gmail hebben deze opties. Je kan ook agenda’s delen (bijvoorbeeld van verschillende gezinsleden met elkaar).
Voordeel van een digitale agenda is ook dat je die meestal bij je hebt, bijvoorbeeld in je smartphone. Nadeel is soms dat je minder overzicht hebt (bijvoorbeeld: wanneer heb je nog een gaatje in de agenda voor de doktersafspraak).
Tips:
- Kijk wat bij je past en probeer de plekken waar je afspraken noteert zo beperkt mogelijk te houden. Maak een keus in papier of digitaal.
- Leg de gezamenlijke (papieren) agenda op een handige plek die iedereen weet te vinden!
- Gebruik in een digitale agenda (indien mogelijk) verschillende kleuren om onderscheid te maken tussen werk(gevers) en privé (van jouzelf of van jouw gezin).
Heb je mijn hulp nodig om samen met jou te kijken wat bij jou (en je gezin/huishouden) past en hoe je de tips in praktijk brengt? Bel of mail me!