Heb je dat nou ook? Die reader voor de cursus wil je gelezen hebben, je wilt een stuk tekst aanleveren en weer is het haasten en laatste-minuten-werk. Kan dat niet anders? Jazeker! Activiteiten met een tijdslimiet of deadline vragen om een goede planning.
Ik houd van “achterstevoren plannen”. Klinkt apart, maar het is in feite heel eenvoudig. Vooral voor klussen die je misschien niet zo leuk vindt, is deze simpele aanpak extra fijn!
Hoe werkt “achterstevoren plannen”?
- Wanneer moet de klus af zijn? Kijk hoeveel dagen/uren dat nog zijn vanaf NU. Moet het boek over tien weken uit zijn? Is de cursus over vijf dagen? Houd deze tijden aan voor de volgende planningsstap.
- Neem 10% reserve- of uitlooptijd. Het kan zijn dat je bijvoorbeeld ziek wordt, of dat er iets onverwachts tussendoor komt, dat een grotere prioriteit heeft. Zie die reservetijd als de post “onvoorzien” in je planning. Bij de tien weken van het boek is dat dus één week (10% van tien weken), bij de cursus is de onvoorziene tijd een halve dag (10% van vijf dagen).
- Haal van de totale tijd tot aan de deadline de reservetijd af. Voor het boek houd je zo negen weken over en voor het voorbereiden van de cursus 4,5 dag (oftewel negen dagdelen: ochtenden en middagen).
- Kijk vervolgens wat er moet gebeuren en plan achterstevoren: Stel het boek heeft 500 bladzijden en moet dus in negen weken gelezen zijn, dat zijn 63 dagen. Dan moet je dus minimaal 500 : 63 = 8 bladzijden per dag lezen. Houd dat in gedachten. Lees je één dag niet, dan is het de volgende dag nodig om zestien bladzijden te lezen om je planning te halen. Je weet dus nu ook dat, als je het lezen een paar dagen laat versloffen, je daarna steeds meer bladzijden moet lezen per dag. Maar juist de wetenschap dat je dat dikke boek met slechts acht bladzijden per dag lezen ruim op tijd uit hebt, maakt de klus juist overzichtelijk en haalbaar! Hierdoor houd je het lezen ook elke dag vol.
- Dit geldt ook voor de reader van je cursus. Kijk hoeveel bladzijden het zijn, staan er eventueel nog opdrachten tussendoor? Deel het aantal bladzijden door negen (het aantal dagdelen dat er beschikbaar is) en zie wat je elke ochtend/middag moet doorwerken om ruim op tijd het voorwerk gedaan te hebben. Verdeel de opdrachten ook over de dagdelen.
- Plan de tijd die je gaat besteden aan de klus vóóraf in op een moment van de dag en gebruik die tijd er dan ook voor. Zodat je niet vlak voor het slapen gaan ontdekt, dat je het vergeten bent.
- Behoed je voor de bekende valkuil: Reken je niet rijk met de uitlooptijd, deze is echt bedoeld voor onverwachte zaken die tussendoor komen. Niet om de oorspronkelijke planning op te rekken. Dus niet denken: die 500 bladzijden, daar had ik toch eigenlijk tien weken voor? Dan kan ik dus ook 50 bladzijden per week lezen, zijnde zeven bladzijden per dag. Dan is er geen ruimte voor onvoorziene zaken en loop je een risico dat je het niet haalt.