Een dag bestaat uit 24 uur, waarvan we ongeveer 8 uur slapen. In de overige 16 uur vragen moeten we veel doen. Ons werk, het gezin, ons huishouden, vrije tijdsbesteding enzovoort. Wat ik vaak hoor en zelf ook merk is dat je aan het eind van de dag denkt: “Waar ben ik nou vandaag zo druk mee geweest? Waarom heb ik nu wéér geen tijd gehad om die ene actie te doen? Hoe komt het dat ik die ene klus opnieuw moet doorschuiven naar de volgende dag?”.
Dat kan komen doordat we geen planning maken. Maar zeker ook omdat we soms vergeten te kijken naar wat écht moet en wat echt nú moet. Wat écht moet (of niet) kunnen we belangrijk of niet belangrijk noemen. Wat echt nú moet of niet, noemen we wel of niet dringend. Beide factoren (belangrijk/dringend) bepalen wat en wanneer jij of een ander iets moet doen. In dit artikel ga ik uitleggen hoe je kan omgaan met die keuzes en geef ik voorbeelden.
Leuk weetje: In het verre verleden heeft president Eisenhower van de VS een uitspraak gedaan over belangrijke zaken en dringende (urgente) zaken. Later heeft de Amerikaanse auteur Stephen Covey er een plaatje van gemaakt. Het plaatje wordt meestal de “Eisenhower-matrix” of het “Eisenhouwer-schema” genoemd. In trainingen over het leren omgaan met tijd wordt dit plaatje veel gebruikt, omdat het helpt te beslissen over waar jij je kostbare uren van de dag aan kan besteden.
Het Eisenhower-schema heeft 4 vakken:
- BELANGRIJK én DRINGEND
- BELANGRIJK, maar niet dringend
- Niet belangrijk, wel DRINGEND
- Niet belangrijk en ook niet dringend
BELANGRIJK betekent in dit geval: acties die een bepaald doel dienen, waaraan (financiële) consequenties zitten als we ze niet doen of die op een of andere manier erg waardevol zijn (voor jezelf).
DRINGEND houdt meestal in dat er een deadline aan vast zit, een tijdstip waarop iets af moet zijn. In dit schema: op korte termijn, vandaag. Het moet dus snel gebeuren.
1. BELANGRIJK én DRINGEND
Als een activiteit belangrijk voor jou is en je kunt het niet uitstellen (dringend), dan moet je het NU of vandaag DOEN.
Voorbeelden:
- afhandelen van betalingen waarvan de betaaltermijn verstrijkt
- aanmelding bij een instantie waarvan de aanmelddatum verloopt
Ook crisissituaties vallen hieronder:
- de loodgieter bellen omdat je dak lekt
- de cv-monteur bellen omdat de cv-ketel in storing staat
Let op: Het is van belang niet teveel van dit soort belangrijke, dringende acties op een dag te hebben, aangezien de snelheid van iets moeten doen en het belang van de actie vaak stress geeft. Daarom is het fijn als je meer gebruik maakt van het volgende vak (INPLANNEN).
2. BELANGRIJK, maar niet dringend
Voor jou belangrijk, maar het hoeft niet per se vandaag? Dat vraagt om INPLANNEN van de actie.
Pak je agenda erbij, kijk wanneer je er tijd voor hebt en houd die tijd vrij om er mee aan de slag te gaan. Over het algemeen zijn dit klussen die wel waardevol zijn en een bepaald doel dienen (denk aan besparen), maar waar je de tijd voor kan nemen. De acties vragen om zorgvuldig nadenken. Plan met een marge, niet te dicht op de deadline. Anders verschuift deze taak automatisch naar het vak “belangrijk en dringend”. Dan heb je minder tijd om de taak zorgvuldig uit te voeren en dat levert stress op.
Voorbeelden:
- uitzoeken of je een bepaalde verzekering wel of niet moet afsluiten (en bij welke maatschappij)
- bekijken of je over enige tijd gebruik wilt maken van een bepaald aanbod van een instantie
- nadenken over vervanging van bepaalde nog werkende maar verouderde apparaten
Maar ook ontspannende, persoonlijk belangrijke activiteiten kan je hieronder laten vallen:
- Inplannen van een kopje koffie met een vriendin die je lang niet gezien hebt (en waar je spijt van krijgt als je dat nog langer uitstelt)
3. Niet belangrijk, wel DRINGEND
Een dringend verzoek van een iemand anders, maar voor jou niet zo belangrijk: Vraag het aan een ander (delegeren) of doe het eventueel op een moment dat jij er wel tijd voor hebt.
Een lastige categorie!
Niet belangrijk is in dit geval namelijk betrekkelijk, want de actie is niet zo belangrijk voor jou, maar vaak wel voor de ander. Dit zijn vaak de verzoeken die anderen aan jou doen, met de vraag om dit NU te regelen. De vraag is of jij wel degene bent die dit moet oplossen, met name omdat het niet op jouw to-do lijstje staat en je er dus mogelijk helemaal geen tijd voor hebt. Kan iemand anders het oppakken?
De ander zegt dat het een dringend verzoek is maar is het wel zo dringend? Soms is er meer tijd of kan iets best wachten.
Voorbeelden:
- het beroep dat huisgenoten op je doen. Ze willen dat hun jas NU gewassen wordt. Jij hebt nu geen tijd voor die was, dus of ze doen het zelf of ze wachten tot de volgende was gedraaid wordt
- een mail van de schoolcommissie dat ze dringend morgen schooltuinouders nodig hebben. Jij zit niet in de schooltuincommissie (wel in de sportcommissie) en hebt morgen helemaal geen tijd, dus moet jij het oplossen?
- een collega die NU allerlei cijfers wil hebben voor een rapportage. Bij doorvragen blijk jij niet degene te zijn die de cijfers heeft en blijkt dat het ook goed is als de cijfers er eind van de week zijn. Tijd genoeg voor diegene om een andere collega te benaderen of dat die collega toch zelf de gegevens opzoekt
4. Niet belangrijk én niet dringend
Eventueel doen ter ontspanning, anders NIET DOEN of doen als we zeeën van tijd hebben 😊.
Als je een onbelangrijke, niet dringende activiteit doet om even tussendoor te ontspannen voor een kwartiertje is er niks mis mee. In dit vak zitten echter ook de afleidende activiteiten die we middenin belangrijke klussen doen of die we bewust of onbewust doen om belangrijke taken voor ons uit te schuiven. Dit soort activiteiten slokken onze kostbare tijd op, zeker met alle social media. Wie wel eens kijkt, hoe lang we zitten te scrollen op onze telefoon, ziet dat dat aardig oploopt. En nee, er gaat niks mis als we dit soort activiteiten niet of minder doen.
Studenten hebben hier zelfs een naam voor “soggen” , waarbij sog staat voor studie-ontwijkend gedrag. Iets vrij nutteloos doen, om maar even niet verder te hoeven studeren, die moeilijke opgave te maken of dat lastige hoofdstuk te moeten lezen. Ik herken dit zelf ook wel: toch weer even het nieuws checken in plaats van verder lezen in een lastig studieboek. Herken jij dit ook?
Wat valt uit dit Eisenhouw-schema te leren?
Stel jezelf steeds de vraag: Is wat ik nu ga doen belangrijk voor mij en hoe dringend is het?
Maak dan je keuze:
- Ik ga het NU DOEN en handel het af
- Ik ga het INPLANNEN (in je agenda zetten met een bepaalde tijdsduur)
- Ik vraag de klus aan een ander (DELEGEREN)
- Ik DOE HET NIET.
TIP: Probeer zo min mogelijk belangrijke, dringende activiteiten te hebben, want die geven vaak stress omdat je ze niet kunt uitstellen.
Best ingewikkeld, ik loop er zelf ook nog wel eens tegen aan. Het kan helpen dit soort overdenkingen met iemand samen te doen. Dat houd je scherp, waardoor je meer kan stilstaan bij het maken van keuzes. Bel of mail als je wilt dat ik met je meedenk.