Als je een opruim- of ordeningsklus tot een goed einde wil brengen, dan is het bewaken van je beschikbare tijd een grote uitdaging. Haal jij een klus meestal binnen de beschikbare tijd of kom je altijd tijd tekort? In dit 5e artikel over vaardigheden die nodig zijn voor het uitvoeren van een taak (zoals opruimklussen of de administratie) gaat het deze keer over Timemanagement.
Meestal op tijd?
Kan jij goed inschatten hoeveel tijd een klus gaat kosten, waardoor je kan bedenken of je tijd genoeg hebt om de klus te doen? Voorbeeld: Kan je inschatten of je jouw kledingkast binnen een kwartier op orde hebt (de rommeligheid valt mee). Of is het beter er een uurtje voor uit te trekken, omdat je ziet dat je veel kleding moet uitzoeken? Ken je je eigen tempo, waardoor je niet voor verrassingen komt te staan?
Ben jij meestal op tijd klaar met een opdracht en heb je misschien zelfs regelmatig nog wat tijd over? Houd je een agenda bij, zodat je overzicht hebt wanneer je bezet bent (met vaste activiteiten zoals werk en huishouden) en wanneer je ruimte hebt om een extra klus kan aanpakken? Dan ben je waarschijnlijk een kei in timemanagement: het omgaan met en inplannen van je tijd.
Of heb je meestal tijd tekort?
Moet je altijd nog iets afmaken? Duren activiteiten toch weer langer dan gedacht? Begin je enthousiast aan het opruimen van je keuken en kom je er dan achter dat je helemaal geen tijd hebt om alle kastjes op te ruimen? Blijf je daardoor met meer chaos achter dan tevoren? Dan kan het zo maar zijn dat je gefrustreerd raakt en daardoor steeds minder geneigd bent een klus op te pakken.
Kom je vaak te laat? Toch meer tijd nodig voor de ochtendroutines van opstaan, aankleden en eten? Vergeet je rekening te houden met wat extra tijd, zodat je een eventuele tegenslag kan opvangen?
Lastig is dat. Frustrerend ook en het werkt verlammend. Omdat je ervaart dat je het toch nooit haalt in de beschikbare tijd, dat je altijd achter jezelf aanholt. Nooit het gevoel hebben dat je hebt kunnen doen, wat je je had voorgenomen te doen.
Hoe kan je meer grip krijgen op je tijd? Hoe haal je je deadlines en doelen op tijd?
Hier acht tips en tricks. Neem de tijd om deze te lezen!
Tip 1. Zorg dat je de tijd in beeld hebt. De tijd vliegt. Je hebt soms geen goed idee hoe laat het is en hoe lang je al bezig bent met een activiteit. Hang een klok op of draag een horloge.
Tip 2. Gebruik de wekker-methode. Als je moeite hebt om de tijd die je bezig bent met een klusje in de gaten te houden, dan kan het helpen om een kookwekker te gebruiken. Bijvoorbeeld: Neem je je voor een kwartier je mail of appjes te lezen en te beantwoorden, dan kan het lastig zijn je aan die tijd te houden. Ongemerkt ben je er langer mee bezig dan je wilt. Zet een kookwekker op een kwartier en stop zodra de wekker af gaat. Neem je even pauze als je met een grote klus bezig bent? Heel verstandig! Wel verleidelijk om dan wat langer te blijven zitten dan je wilt. Zet wederom een wekker die de eindtijd van de pauze aangeeft. Ideaal!
Tip 3. Maak de tijd die je beschikbaar hebt voor klusjes, zichtbaar. Maak grofweg een overzicht in je agenda van je taken op een dag (werk, kinderen naar school brengen, mantelzorg, huishouden, sport e.d.). Daartussen heb je dan de tijdvakken waarin je activiteiten kan doen die niet elke dag/week voorkomen: kast opruimen, kleding uitzoeken, administratie uitzoeken. De grootte van de blokken (kwartier of bijvoorbeeld een dagdeel) geven wat duidelijker aan wat je daarin kan doen. Is een kwartier om je hele administratie te ordenen realistisch? Misschien is dat kwartier wel voldoende om enkele rekeningen te betalen, voor grotere klussen, zoals de belastingaangifte, heb je meer tijd nodig.
Tip 4. Onderzoek hoe lang taken duren. Weet jij hoelang je over de boodschappen doet? Weet je hoelang je meestal aan het strijken bent? Heb je enig idee, hoeveel tijd het neemt om je kinderen naar school te brengen (en te kletsen met andere ouders)? Houd het eens bewust bij. Dan heb je een reëler beeld. Boodschappen doen gaat wellicht meestal sneller dan je dacht. Terwijl het wegbrengen van je kind en het kletsen op het schoolplein zo gezellig is, dat je daar meer tijd mee kwijt bent dan je inschat.
Tip 5. Leer van tevoren beter de tijd in te schatten door dit eens te oefenen. Bij de start van een activiteit schrijf je op hoeveel tijd je denkt er mee kwijt te zijn. Check achteraf of dit klopt. Doe dat een aantal keer voor dezelfde activiteit, zodat je steeds beter je tijd leert inschatten. Doe dat voor een aantal verschillende activiteiten (in je huishouden, activiteiten met betrekking tot je gezin) en je wordt er steeds handiger in.
Tip 4 en 5 lijken op elkaar. Toch is er een verschil. Bij tip 4 houd je bij hoeveel tijd je met iets bezig bent en zie je achteraf hoeveel tijd je nodig had voor een activiteit. Tip 5 is een oefening in vooraf inschatten hoeveel tijd je gebruikt om een bepaalde klus te doen en check je of dit klopt.
Tip 6. Plan aanlooptijd en uitlooptijd (reservetijd). Als je een klus gaat doen, heb je vaak wat voorbereidingen te doen. Bij de belastingaangifte zoek je financiële gegevens op, bij een opruimklus leg je vuilniszakken en dozen klaar. Dat kost ook tijd. Trouwens aan het eind van een klus ben je met het afronden ook nog tijd kwijt. Heb je geschilderd, dan is het opruimen en schoonmaken van je schilderspullen nog best een werkje waarmee je even zoet bent. Uitlooptijd of reservetijd: altijd handig om daar rekening mee te houden. Als je tussendoor onderbroken wordt door een dringend telefoontje dan slokt dat wat tijd op. Als je van tevoren rekening houdt met een mogelijke korte onderbreking, loopt je planning niet in de soep. Bij langer lopende klussen: houd rekening met bijvoorbeeld ziekte of andere vertragingen.
Ik schreef hier trouwens eerder een blog over: Achterstevoren plannen?! Nieuwsgierig? Lees het hier!
Tip 7. Stop met multitasken. We noemen het vaak multitasken: meerdere dingen tegelijk doen. In de praktijk komt het er op neer, dat we veel schakelen tussen verschillende activiteiten. Bezig zijn met de ene activiteit en tussendoor iets anders doen. Dat schakelen tussen activiteiten kost tijd. “Waar was ik ook al weer?”, “Wat stond er ook al weer in dat mailtje?”. Doe taken die niks met elkaar te maken hebben, het liefst apart. Dus terwijl je je mail beantwoordt, niet ook een boodschappenlijstje maken. Schakeltijd is zonde van je tijd.
Tip 8. Vraag aan anderen om je tijdig te waarschuwen. Bijvoorbeeld om op tijd de deur uit te gaan, op tijd een bestelling te doen of een instantie te bellen. Je mag best de hulp van anderen inschakelen om je bij de tijd te houden. Geen teken van zwakte, maar een teken dat jij je opdracht serieus neemt en je verantwoordelijkheid neemt.
Gebruik uit deze lijst de tips die aansluiten bij wat jij nodig hebt.
Heb je hulp nodig? Dat kan. Prik een moment in je agenda en neem gerust contact met me op!