Voor het uitvoeren van een taak heb je allerlei vaardigheden nodig. Zo ook voor opruimklussen of administratieve taken. Als je een opruim- of ordeningsklus tot een goed einde wil brengen, dan is het handig dat je (ongeveer) weet wat je moet gaan doen, dat je een (realistisch) plan hebt.
Als je “maar wat doet” voelt dat wel lekker vrij, maar de kans bestaat dat de uitvoering hapert of zelfs in de soep loopt. Zonde, want de wil om actie te ondernemen is er kennelijk wel. Als je je doel wil halen, is het hebben van een plan wel makkelijk.
Werk jij met een plan?
Kan jij taken uitvoeren die uit meerdere stappen bestaan? Die stappen vormen het plan, in je hoofd of (nog beter) op papier. Bijvoorbeeld: de stappen die je moet nemen als je werkkamer wil gaan opknappen, een feestje wil organiseren of de vakantie wil regelen. Bij het plannen van een vakantie, moet je denken aan: wanneer willen we gaan en kan iedereen dan ook, hoe gaan we naar de bestemming toe, waar verblijven we, wat moet er mee aan bagage en waar laten we de kat?
Ben jij goed in het bepalen van de volgorde van de verschillende stappen? Kan je bepalen wat handig is om eerst te doen en wat daarna, ook wel “prioriteiten stellen” genoemd? Wanneer je een etentje wil organiseren is het fijn als je na het bepalen van de datum, de gasten op tijd een uitnodiging stuurt en je informeert of er dieetwensen zijn. Daarna kan je je menu bedenken en tot slot de aankleding van de tafel bedenken. Dat laatste is misschien wel het leukst, maar niet per se het eerste wat moet gebeuren. Met andere woorden: kan je goed onderscheid maken in wat belangrijk is en eerst moet en wat minder belangrijk is en later gedaan kan?
Of is plannen niet jouw ding?
Niet iedereen gaat planmatig aan de slag. Vind jij het lastig om een plan te maken? Weet je vaak niet waar te beginnen? Ga je vaak heel enthousiast aan de slag en kom je er dan achter dat je allerlei spullen/informatie mist en niet verder kan? Of besteed je veel tijd aan de leukste, maar minder belangrijke klusjes? In het voorbeeld van het etentje: bedenk je de meest lekkere recepten en kom je er dan achter dat een gerecht niet haalbaar is qua tijd of de allergie van één van je gasten. En wat te denken van het doen van de boodschappen en het koken zelf. Bijvoorbeeld: een kerstdiner voor meerdere gasten vraagt om een goede planning en is niet voor niets voor veel thuiskoks een fikse uitdaging!
Je bent heus niet de enige niet-planner.
Onderstaande acht tips en tricks zijn voor iedereen die moeite heeft met plannen en prioriteren, maar wel de klus wil klaren. Praktische aanpassingen voor thuis of op je werkplek, pak eruit wat bij jou past.
Tip 1: Bedenk bij een klus, project of taak alle verschillende deelstappen. Zie hierboven het voorbeeld van het etentje: prikken datum, uitnodigen gasten, terug horen wie wel/niet kan met eventuele dieetwensen, menu bedenken, boodschappenlijst maken, tafelaankleding bij elkaar zoeken, boodschappen doen etc. Beschrijf vervolgens al deze taken actief met een werkwoord: “gasten uitnodigen per mail of app” in plaats van “gasten”, “recepten opzoeken” in plaats van “menu”. Dan weet je veel duidelijker wat je moet gaan doen namelijk.
Tip 2. Maak van deze lijst een top 3, de prioriteiten. Wat moet eerst en wat kan nog wachten. Als je deze drie deeltaken hebt uitgevoerd, maak je opnieuw een top drie. Zo werk je alle deeltaken één voor één af. Hoe je bepaalt wat eerst moet of niet qua belangrijkheid of urgentie (hoe dringend is iets) lees je in dit blog: “Omgaan met je tijd”.
Tip 3. Ga bij alle stappen na hoelang je daarmee bezig bent. Dat hoeft niet per se op de minuut, maar is wel nodig voor je planning. Plan de verschillende onderdelen in met voldoende tijd en eventuele uitloop.
Tip 4. Schrijf deze planning, deelstappen en prioritering op. Als je het opschrijft, hoef je de taken en planning niet meer in je hoofd te onthouden. Dat scheelt veel energie. Bovendien vermindert het de kans dat je iets vergeet.
Tip 5. Bedenk naast wat je moet doen, ook wat je voor het uitvoeren van de taak of klus nodig hebt.
Voorbeeld: Opruimen van je overvolle bureaublad. Denk aan:
- afvalzak,
- oud-papierdoos,
- mapjes om bij elkaar horende papieren in te doen,
- post-its o.i.d. om acties op nog af te handelen papieren te plakken met de actie erop,
- perforator om afgehandelde papieren in je ordners op te bergen,
- paperclipsen of elastieken om papieren bij elkaar te houden,
- bak om spullen in te verzamelen die niet op je bureau horen maar elders
- en tot slot een doos waar spullen in kunnen die jij niet meer gebruikt, nog goed zijn en naar de kringloop kunnen.
Tip 6. Plan achterstevoren. Hierover schreef ik al eerder een blog: “Achterstevoren plannen”. Kort gezegd: Je begint met de deadline/einddatum waarop iets af moet zijn, je bedenkt wat en hoeveel je moet doen en je rekent uit hoeveel je per dag moet doen.
Tip 7. Maak gebruik van planners: dag/week/maand/jaarplanner, net wat voor jou prettig en nodig is.
Voorbeeld van een weekplanner: Schrijf al je vaste afspraken op de dagen en tijden dat deze plaatsvinden in de week. Zoals het naar school brengen/halen van de kinderen, jouw werkdagen/-uren, sportafspraken, fysiotherapie.
Dan valt duidelijker op wanneer je tijd in kan plannen om een bepaalde extra taak te doen, zoals dat feestje voorbereiden. Als je dat niet doet, merk je vaak aan het einde van de week dat het “er niet van gekomen is”. Plan ook vrije tijd/tijd voor ontspanning. Een hele volgepakte week is ook niet altijd fijn.
Tip 8. Vraag om hulp bij het uitdenken van je plan, het formuleren van de tussenstappen, de prioritering en bespreek dit tussendoor regelmatig met elkaar. Ben je nog goed op weg? Moeten er zaken bijgesteld worden in de planning etc.
Gebruik de tips die aansluiten bij wat jij nodig hebt. Succes ermee!
Lukt het niet zoals je graag zou willen? Dat kan, geen paniek! Wil je mijn hulp daarbij? Neem gerust contact op.